Es muy probable que, a lo largo del día, utilices diversos productos de Google. Y es que hay infinidad de herramientas lanzadas por este gigante tecnológico que tienen múltiples utilidades en el día a día. Por lo tanto, seguramente, te interesa saber qué son las aplicaciones de Google o Google Apps, ya que puede ser una buena opción para ti y para tu empresa. ¿Quieres saber más? Quédate a leer este artículo y te lo contamos.
Qué son las aplicaciones de Google y cuáles son sus ventajas
Google Apps es un conjunto de aplicaciones diseñadas para facilitar la organización de todo nuestro trabajo de forma sencilla. También, permite la comunicación y colaboración entre distintos usuarios o trabajadores. Todo ello, mediante diversas herramientas para la gestión del correo electrónico, mensajería instantánea, planificación de reuniones y otras muchas tareas.
Además, cuenta con sistemas de seguridad para empresas más específicos, permitiendo controlar diferentes cuentas. Para ello, se establecen contraseñas personalizadas y limitaciones de acceso a las cuentas.
Ventajas para usuarios y empresas
Tanto si utilizas las aplicaciones de Google como usuario o empresa, encontrarás muchas ventajas, tales como:
- Gran capacidad de almacenamiento: las cuentas de Google incluyen 15 GB de espacio de almacenamiento totalmente gratis. Si necesitas más, Google One ofrece planes de almacenamiento en la nube para todos adaptable al tamaño de cualquier empresa.
- Seguridad garantizada: Google Apps recalca mucho la importancia de preservar la seguridad, tanto para usuarios como para empresas. Así que, te permite ajustar diferentes aspectos de la seguridad relacionados con el acceso a la información, pudiendo determinar quién puede acceder, modificar o ver.
- Acceso desde cualquier lugar y dispositivo: es una de las grandes ventajas de las aplicaciones de Google. Puedes acceder a todo sin importar dónde estés o qué dispositivo estés utilizando. Toda la información se almacena en la nube. Por lo tanto, en el caso de una empresa, todos los trabajadores podrán acceder al contenido sin necesidad de estar en la oficina.
- Optimización del trabajo: al tener acceso a todo de forma rápida y en cualquier momento, favorece la optimización del trabajo. Además, si hay varios trabajadores, esto es un aliciente para mejorar el trabajo en equipo.
Aplicaciones de Google: origen y un poco de historia
Aunque ideado en 2004, no fue hasta 2006 cuando una universidad americana utilizó por primera vez Google Apps. En febrero de 2006, Google creó Gmail en una versión beta que solo funcionaba mediante invitación. Al tiempo que, solo permitía utilizar Gmail con un nombre de dominio personalizado.
En agosto de 2006, Google lanzó Google Apps for your Domain. Fue cuando se incorporaron los servicios de Google más recientes, como Google Calendar, Google Talk y Google Page Creator. Ya en febrero de 2007 lanzó una versión Premier para empresas. A su vez, todos los productos fueron unificados y se diseñó el panel de control en línea.
Las mejores aplicaciones de Google para empresas
A continuación, vamos a explicarte cuáles son algunas de las herramientas más utilizadas dentro de Google Apps. Todas ellas muy útiles para cualquier empresa.
Google Drive
Se trata de una herramienta de almacenamiento online donde puedes guardar, compartir, organizar y acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo.
Puedes utilizar la versión gratuita de 15 GB de almacenamiento. Si necesitas ampliar este espacio, tendrás que pagar un importe dependiendo de la cantidad que necesites.
Sin duda, es una de las aplicaciones de Google con más utilidad para una empresa. Gracias a ella puedes sincronizar con otros dispositivos y compartir documentos con cualquier cliente.
Te recomendamos que organices todo en carpetas para que, al momento de acceder, sepas en dónde está cada cosa. Adicionalmente, puedes crear accesos temporales para invitados de tu organización o de empresas externas.
Google Docs y Google Sheets
Estas dos aplicaciones de Google te ayudarán a gestionar documentos en la nube que puedes tener almacenados en Google Drive. De este modo, estarán totalmente protegidos y no correrás el riesgo de perderlos. Por ejemplo, si estás trabajando con un archivo Word, con Google Docs podrás importarlo, manteniendo tus datos íntegros y protegidos.
En el caso de Google Sheets, es una alternativa que te ayudará a crear y actualizar tus hojas de cálculo. Por ejemplo, podrás almacenar y actualizar datos importantes sobre tu empresa, como los inventarios o cifras de ventas online.
Por otro lado, no tendrás que preocuparte de haber guardado lo que has hecho, ya que cuenta con la opción de guardado automático. A su vez, si guardas estos documentos en Google Drive, podrás compartirlos con algún otro integrante de tu equipo.
Google Calendar
En esta aplicación podrás agendar citas y poner recordatorios. Además, puedes sincronizarlo con Gmail para que te envíe alertas. En su versión para empresas, Calendar permite compartir el horario con todo el equipo. De manera que, todos podrán ver cuándo tienen reuniones programadas.
Google Sites
Si quieres crear un sitio web sencillo, sin tener que contratar los servicios de las agencias digitales, es una gran opción. Puedes hacerlo mediante una Intranet o hacerla pública en Internet.
Con esta herramienta puedes crear pequeños sitios web donde compartir enlaces, documentos, videos, etc. Además, dispones de diferentes plantillas para elegir, en función del proyecto que sea. Por ejemplo, puede ser útil para centralizar todo el contenido relacionado con un proyecto concreto.
Para concluir, ahora ya conoces cuáles son las mejores aplicaciones de Google para tu empresa. Como ves, son un recurso muy útil, así que empieza a utilizarlas y sacarles el máximo provecho.
