Comunicación Interna: ¿por qué implementarla en tu empresa?

La productividad de una empresa está estrechamente ligada a la motivación de sus trabajadores. En ese sentido, invertir en una estrategia sólida y bien estructurada de comunicación interna es clave para mantener a flote la organización y mejorar su rentabilidad, sobre todo en tiempos de pandemia. Según el estudio Benchmarking de Recursos Humanos COVID-19 realizado por PwC, el 69 % de las organizaciones ha adaptado sus procesos de comunicación interna a distancia a causa de la crisis sanitaria.

Pero, ¿qué es la comunicación interna?, ¿cuáles son sus ventajas? y ¿cómo mejorarla en tu empresa?  En este artículo conocerás de esto y mucho más.

¿Qué es la comunicación interna?

Se conoce como comunicación interna al conjunto de acciones comunicacionales dirigidas a los colaboradores. Tiene como objetivo fomentar el diálogo entre los distintos departamentos que forman parte de la organización y la participación de los empleados.

 

Tipos de Comunicación Interna

La comunicación interna se clasifica de acuerdo al lugar que ocupan los actores involucrados dentro de la organización. Basándonos en ello, podemos mencionar los siguientes tipos:

Comunicación descendente

Es la comunicación que surge en los niveles más altos de la jerarquía organizacional, por lo general desde los directivos de la empresa, y está dirigido a los niveles inferiores de la organización. Su finalidad es informar nuevas instrucciones, objetivos y políticas de la empresa.

Comunicación ascendente

Es aquella que nace en la base de la compañía y se dirige a la alta dirección. Este tipo de comunicación permite a los empleados plantear ideas, sugerencias y –de ser necesario- brindar retroalimentación a la comunicación descendente.

Comunicación horizontal

Se refiere al tipo de comunicación que se produce entre miembros o áreas de la empresa que se encuentran en el mismo nivel jerárquico. Por lo general, es informal y se da a través de las relaciones de amistad y compañerismo.

 

Beneficios de la comunicación interna

Facilita la retención del talento

Implementar un plan de comunicación interna eficaz fortalece el sentimiento de pertenencia de los empleados, lo que ayuda a disminuir –significativamente- los problemas de retención de personal. De hecho, según cifras compartidas por Talkfreely, las empresas que tienen una buena comunicación registran tasas de retención un 44 % más altas que aquellas que no.

Aumenta la productividad

La comunicación interna permite que todos los empleados estén informados y cuenten con las herramientas necesarias para tomar mejores decisiones. Además, ayuda a que se sientan más involucrados con la empresa, viéndose reflejado en los resultados del mismo.

Mejora el clima laboral

Elaborar y ejecutar un plan de comunicación interna fomenta la tranquilidad en la empresa, pues los empleados serán conscientes que, de presentarse algún cambio, sea positivo o negativo, serán informados inmediatamente. Además, tendrán la libertad para preguntar, opinar y exponer sus dudas a sus superiores.

Fomenta la innovación

La innovación puede desarrollarse en todos los niveles de la empresa. Los trabajadores también son capaces de elaborar propuestas innovadoras, y solo necesitan una oportunidad para ello. A través de una buena estrategia de comunicación interna, el equipo comunicacional podrá diseñar y poner a disposición del personal canales que permita a los empleados presentar sus propias ideas y –con ello- involucrarse más en las acciones de la compañía.

Disminuye el impacto de las crisis

La comunicación oportuna y certera es clave para sobrevivir en un contexto de crisis, pues ayuda a dirigir y comunicar cómo será la gestión de la misma a corto, mediano y largo plazo. De hecho, de acuerdo a la Encuesta global sobre crisis 2021: Cómo desarrollar resiliencia para afrontar la nueva normalidad,  elaborada por PwC, la comunicación interna en las empresas se fortaleció durante la pandemia, ya que el 81 % de los colaboradores señaló que su organización se comunicó eficazmente con ellos en este período de tiempo.

 

¿Cómo elaborar un plan de comunicación interna eficaz en tu organización?

 

Paso 1: Analiza tu empresa

El primer paso es realizar un diagnóstico de los problemas comunicacionales que enfrenta tu organización. Eso te permitirá determinar los objetivos y pasos que deberás seguir para optimizar la comunicación organizacional. En esta fase, también deberás averiguar y tener en cuenta las necesidades de información que enfrentan los colaboradores.

Paso 2: Define tus objetivos

En este paso, deberás determinar los objetivos que esperas alcanzar a través de plan de comunicación interna. Para ello, necesitas fijar uno o dos objetivos principales y varios secundarios que complementen a los anteriores. Algunos de los más comunes son:

  • Fortalecer el sentimiento de pertenencia por parte del empleado hacia la organización.
  • Mejorar el grado de satisfacción de los colaboradores, para atraer y retener a los mejores talentos.
  • Mantener informados a los empleados sobre los acontecimientos más importantes que sucedan en la empresa, para evitar rumores malintencionados que afecten el clima laboral y la imagen del negocio.

Paso 3: Elabora los mensajes y establece los canales

En esta etapa, es importante que establezcas el contenido y los mensajes que les comunicarás a tus colaboradores, teniendo en cuenta los objetivos de tu plan. Además, deberás definir los medios que utilizarás para difundirlos de manera eficaz.

Paso 4: Planifica y ejecuta tu estrategia

Aquí elegirás las acciones que realizarás cómo parte de tu plan de comunicación interna, las cuales deben figurar y estar planificadas dentro de un calendario. Entre las más usadas, podemos enumerar:

  • Enviar newsletters a los empleados.
  • Elaborar una revista interna.
  • Ofrecer cursos y talleres de capacitación.
  • Desarrollar campañas de mailing.

Una vez que tengas establecidas las acciones de tu plan comunicacional, estarás listo para ejecutarlo y ponerlo en práctica.

Paso 5: Monitorea y analiza 

Finalmente, deberás medir los resultados y compararlos con los objetivos que has establecido en tu plan. De esta manera, podrás determinar si has logrado cumplir con las metas trazadas o –caso contrario- identificar qué áreas mejorar para alcanzarlas.

 

Herramientas de comunicación interna

Videos animados

Los videos animados se han convertido en uno de los tipos de contenidos más consumidos por las personas. Por ello, es importante que lo emplees en tu plan de comunicación interna, pues otorgan un mayor dinamismo y creatividad al mensaje, dándole la posibilidad a tu trabajador de interiorizarlo de la mejor manera.

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Videos testimoniales

Los videos testimoniales generan un mayor impacto que otro tipo de herramienta de comunicación interna. Esto se produce porque, al colocar a una persona frente a una cámara y que les hable directamente a los trabajadores, genera un mensaje más claro y transparente hacia ellos, propiciando un sentimiento de empatía, factor fundamental para mejorar el clima laboral.

Revista interna

Es un medio de comunicación escrito a través del cual los empleados se mantienen informados sobre qué ocurre en la empresa. Para que esta herramienta funcione de manera eficaz, deben participar todos los departamentos de la compañía durante su elaboración.

Buzón de sugerencias

Es una herramienta que propicia la comunicación ascendente en la empresa. A través de ella, el área de Comunicación recoge opiniones, valoraciones y propuestas de los empleados para mejorar el flujo de trabajo o los proyectos de innovación. Es importante que todos los mensajes recibidos por este medio sean respondidos, para que el colaborador sienta que es valorado por la organización.

Red social interna

Son redes sociales con funcionalidades similares a los social networks más populares; sin embargo, su uso está limitado a los miembros de la organización. Algunas de las más utilizadas por las empresas son Yammer, SharePoint, IBM Connections y Liferay.

El uso de estas herramientas tiene como principales objetivos fomentar la comunicación, la creación de lazos y el intercambio de información con el resto del personal de la empresa. De esta manera, se crea una comunidad donde se potencie la cooperación y el trabajo en equipo. Según el informe la Comunicación Interna en empresas peruanas: un año incorporando los retos del COVID-19 llevado a cabo por Apoyo Comunicación, el 45.1 % de las empresas utiliza las redes sociales internas para mantener informados a sus empleados.

Intranet

Se conoce así al sitio web interno de una empresa donde solo tienen acceso los colaboradores. Esta herramienta permite al equipo de comunicación distribuir el contenido de manera rápida y eficaz, compartir archivos, organizar videoconferencias, entre otros. De acuerdo a cifras de Apoyo  Comunicación, el 40.2 % de organizaciones peruanas hace uso de este medio.

Boletines internos

Los boletines internos, como los newsletters o los informes mensuales o semanales, permiten proporcionarle al empleado noticias de interés relacionadas a la empresa. Además, fomentan el intercambio de información entre los departamentos.

 

En Making Contents contamos con un equipo de profesionales para comenzar a trabajar en la estrategia de contenidos de tu plan de comunicación interna. Contáctate con nosotros al correo info@makingcontents.com o llámanos al teléfono +51 93358 2340.

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